Malgré une application rigoureuse imposée dans les entreprises, cet entretien suscite de nombreuses interrogations. Comment bien le préparer ? Est-il annuel ? Est-il obligatoire ? Comment se déroule-t-il ? Etc.
Le principe de l’entretien professionnel
- Qu’est-ce qu’un entretien professionnel ?
C’est un moment d’échange, encadré, entre le salarié et sa direction. il peut s’agir de son manager, du responsable des ressources humaines ou bien de l’employeur.
Il représente également un excellent outil de management pour l’entreprise. nous verrons pourquoi dans la dernière partie. Il permet de faire le point sur le développement des compétences du collaborateur et sur ses perspectives d’évolution au sein de l’entreprise. enfin, les deux parties mettront en avant les besoins de formation pour ensuite déclencher les actions adéquates (activation du compte personnel de Formation, orientation vers une Validation des Acquis d’expérience, etc.).
A noter : tous les salariés sont concernés par l’entretien professionnel. peu importe le contrat de travail (CDI, CDD, contrat temporaire, contrat de professionnalisation, etc.), le nombre d’heures travaillées et le secteur d’activité de l’entreprise.
- Une obligation légale pour l’employeur
Depuis le 7 mars 2014, la loi sur la formation professionnelle rend la mise en place de l’entretien professionnel obligatoire (article L. 6315-1 du Code du travail). Il remplace alors le bilan d’étape professionnel et l’entretien de deuxième partie de carrière.
Le salarié doit pouvoir bénéficier d’un entretien professionnel tous les 2 ans (après 2 ans d’ancienneté) et d’un état des lieux tous les 6 ans.
Une convention, un accord de branche ou d’entreprise définit le contenu de l’entretien. Si ce n’est pas le cas, l’employeur devra définir le contenu selon la stratégie de l’entreprise.
En cas de non-respect des règles d’application de l’entretien, des sanctions s’appliquent en fonction de la taille de l’entreprise :
▶ 50 salariés et plus : abondement du compte professionnel de Formation du salarié par l’employeur (valeur du crédit 3 000 €) ;
▶ moins de 50 salariés : la sanction reste à l’appréciation du tribunal en charge du litige.
Les étapes clés d’un entretien professionnel individuel
- La planification et la convocation
En tant que manager d’une équipe de plusieurs collaborateurs, il est important de planifier les entretiens (date, lieu et durée de l’échange) pour qu’ils se passent dans les meilleures conditions possibles. il faut privilégier les endroits calmes et prendre le temps de communiquer avec le salarié sans bâcler le rendez-vous pour qu’il ne soit pas frustré.
Lorsque la phase de planification est terminée, il faut envoyer la convocation au moins 10 jours avant la date choisie, afin que les collaborateurs concernés puissent s’y préparer au mieux. La convocation peut être accompagnée d’une trame faisant apparaître les points qui seront abordés lors de l’entretien.
- la préparation
Elle doit être faite par les managers et les salariés.
Le manager, le responsable RH ou l’employeur réunit toutes les informations concernant la stratégie de l’entreprise, l’évolution du secteur d’activité et les objectifs du service. il peut ainsi définir les besoins en compétences et les éventuelles opportunités à saisir.
Ensuite, il fait un bilan sur la situation du collaborateur : a-t-il déjà suivi des formations ? Quels sont les retours de son dernier entretien annuel d’évaluation ? etc. Ainsi, il sera plus facile d’orienter les actions managériales à mettre en place. il est important de réunir les documents rattachés au salarié comme sa fiche de poste et son dernier entretien annuel, ainsi que des fiches pratiques faisant la synthèse des différents dispositifs managériaux (formation, GPEC, VAE, etc.).
Enfin, le manager se charge de préparer des propositions d’évolution en accord avec ses analyses précédentes. Doit-il changer de poste ? Si oui, sur quel poste l’affecter ? Doit-on le former sur de nouvelles technologies ? etc.
Toutes ces décisions feront l’objet d’une discussion et d’un accord avec le salarié lors de l’entretien.
L’employé doit, de son côté, réfléchir à son projet professionnel. Il fait également un bilan sur sa situation actuelle,
son parcours professionnel et sur ses souhaits d’évolution. il est préférable de s’appuyer sur les trames communiquées lors de la convocation afin de n’oublier aucun point.
- l’animation
Le jour J, l’entretien professionnel se décompose en plusieurs étapes :
- Introduction : le manager rappelle le déroulement et les objectifs de la rencontre. il instaure un climat de confiance dès le début pour encourager les échanges.
- Etat des lieux : les deux parties font le point sur les actions déjà menées (formation ou autres), la situation actuelle du salarié et de l’activité, les volontés du collaborateur et les besoins de l’entreprise.
- Plan d’action : le salarié et le manager déterminent ensemble les actions à mettre en place, en accord avec les besoins de l’activité, pour répondre au mieux à l’évolution professionnelle du collaborateur.
- Conclusion : il s’agit de reformuler les échanges clés de l’entretien, informer le salarié du suivi de ces échanges et l’écouter s’il a des remarques.
Lors de l’entretien, la direction doit rester à l’écoute du salarié et s’assurer qu’il puisse s’exprimer librement.
- le compte rendu
Il s’agit d’une preuve écrite attestant la tenue de l’échange. Rédigé en deux exemplaires, il doit être signé par les deux parties. il récapitule les objectifs et attentes de chacun ainsi que les actions à mettre en place.
Suite à ce compte rendu, le manager informe le salarié de l’avancement des dispositifs mis en place (planning de réalisation, inscription à une formation, etc.). il transmet également les conclusions à l’employeur et au service des ressources humaines.
Les objectifs managériaux d’un entretien professionnel
- Pour le salarié : Le principal objectif est de lui permettre de s’exprimer, de faire part de ses envies et de ses projets de manière officielle et encadrée. Grâce au bilan détaillé, il peut faire le point sur sa situation professionnelle, son parcours et
ses besoins d’évolution ce qui lui offre une visibilité de carrière. enfin, tous ces points lui permettent de conserver et même d’améliorer son employabilité.
- Pour l’entreprise : l’un des enjeux principaux est de garder des équipes motivées et performantes. D’après la pyramide
de Maslow*, le salarié a des besoins de reconnaissance et d’écoute. L’entretien professionnel est un excellent moyen d’y répondre. il met en avant ses compétences et lui permet de discuter de son évolution.
De plus, le rapprochement des compétences des salariés avec les besoins de l’entreprise permet de trouver des solutions
favorisant le développement de l’activité.
Grâce à l’évolution des collaborateurs, l’entreprise acquiert de nouvelles compétences et gagne en compétitivité. Enfin, l’entretien professionnel permet de détecter les talents et d’anticiper les besoins des ressources humaines, grâce notamment à la mise en place de la Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC). c’est un vrai plus dans l’organisation interne d’une entreprise.
*Représentation pyramidale de la hiérarchie des besoins, établie dans les années 40 par le psychologue Abraham Maslow.