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Notre temps se partage inexorablement entre ces trois catégories.
Les proportions varient selon les individus et les circonstances, mais aussi selon les postes occupés, et l’organisation du travail. Souvent, les tâches nécessaires d'un manager correspondent aux tâches utiles de ses collaborateurs.
Appliquées à un magasin d’optique il faut reconnaître que les tâches utiles visent directement la performance économique. Maximiser son temps utile passé avec des prospects ou des clients plutôt que consacrer du temps à la gestion des stocks (tâches nécessaires), éviter de consacrer du temps aux loisirs (tâches parasites) durant les heures d’ouverture, déléguer des tâches nécessaires à d'autres membres de l'équipe augmentent la rentabilité de son entreprise.
Par goût, par habitude, ou bien estimant être mieux placé pour les exécuter, nous avons tous des inclinaisons naturelles à privilégier certaines tâches plutôt que d’autres. Cela peut également provenir d’une certaine frilosité à déléguer et donc à former les collaborateurs à accroître leur part de tâches utiles. Or, la bonne organisation d’un magasin passe par la maximisation des tâches utiles de l’ensemble de ses collaborateurs. Ainsi, un responsable qui refuse systématiquement que son équipe réalise des montages à sa place va, sans le vouloir, réduire son potentiel de tâches utiles et provoquer des dysfonctionnements. Son équipe perdra du temps et la clientèle risque d’attendre inutilement. Cette partition du temps est applicable à toutes nos activités et de sa bonne gestion dépend la détermination des effectifs nécessaires. pour une création de poste, il faut évaluer la part des tâches utiles et nécessaires qui seront effectuées par cette nouvelle personne afi de la justifir économiquement.
De la même façon, la suppression d’un poste doit être analysée par rapport à la capacité des personnes restantes dans l’organisation à intégrer le surcroît de tâches utiles et nécessaires avec uniquement quatre variables d’ajustement :
- heures supplémentaires ;
- réduction de leurs tâches parasites ;
- augmentation de leur motivation ;
- la formation et la délégation.
Ainsi, certaines activités non utiles mais nécessaires peuvent être sous-traitées si cette délégation donne lieu à un accroissement de la portion de temps consacrée aux tâches utiles de l’équipe (ex : la décoration, le nettoyage, l’entretien du magasin, la gestion des dossiers de remboursements et de tiers payants…). Il est également possible de rendre des tâches nécessaires utiles. présenter le produit standard en argumentant sur des versions plus performantes transforme l’acte de délivrance en un acte utile. (ex : proposer la version polarisante avec un anti-reflts face arrière pour une monture solaire, proposer des verres photochromiques, proposer une version solaire correctrice, proposer un examen de vue au conjoint…). Les tâches utiles sont majoritairement liées à la présence de la clientèle. Il est donc nécessaire de bien organiser les plannings de présence et de privilégier les prises de rendez-vous pour étaler la charge de travail. Vous pouvez également baser les rémunérations variables sur des critères liés aux tâches utiles au magasin comme l’évolution du panier moyen, les ventes multiples, le nombre de rendez-vous généré… Des points de vente identiques (charges fies et zones de chalandise) peuvent ainsi être déficitaires ou bien rentables, selon l’efficience de leur organisation. Les multi-propriétaires le savent bien. trop souvent les employés sont incriminés en négligeant le fait que la répartition de leurs tâches utiles n’est probablement pas optimale. Pour finir, cette bonne gestion du temps vous libèrera du temps et des moyens pour de nouveaux projets professionnels ou autres.