En complément de ces questions de fonds, il importe d’être particulièrement vigilant sur les points de forme pouvant avoir des conséquences importantes en termes de redressement fiscal.
1- Le délai de conservation des données et justificatifs comptables
Pour rappel les délais de conservation sont les suivants :
▶ documents et pièces comptables = 10 ans.
▶ documents fiscaux = 6 ans
2- Le FEC (fichier des écritures comptables)
Le FEC consiste en un fichier d’export de l’ensemble de votre comptabilité. La forme de ce fichier est strictement normée. il est systématiquement demandé en préambule de toute vérification de comptabilité.
Ce fichier doit pouvoir être lu par l’administration fiscale sans présenter aucune incohérence. Les logiciels de l’administration permettent de détecter très aisément des anomalies ou incohérences sur des postes tels que la chronologie des opérations de ventes, la cohérence de la TVA collectée ainsi que de la tVa déductible pour ne citer que les contrôles les plus connus.
il faut donc vous assurer que la version de votre logiciel comptable permet la génération d’un fichier FEC. Tel n’est pas encore toujours le cas dans certaines sociétés. En cas de non-conformité le risque maximum est le rejet de la comptabilité.
3) La PAF (piste d’audit fiable)
La rédaction, par toute entreprise, d’une documentation permettant de décrire sa PAF résulte d’une directive européenne. cette directive sur la TVA vise à harmoniser les obligations fiscales liées à la facturation au sein des états membres de l’union européenne et donc à encourager le basculement vers des processus de facturation électronique. Dès lors, à chaque contrôle fiscal l’administration peut vous demander la production de cette documentation.
Autant dire qu’actuellement ce type de documentation manque à l’immense majorité des entreprises françaises. Ce n’est d’ailleurs qu’à partir de 2022 que nous devrions être confrontés à de telles demandes. La période de tolérance semble, bel et bien, terminée.
Ne négligeons pas les conséquences d’un défaut de documentation. Même en l’absence de fraude ou de manquement dans les comptabilités les sanctions peuvent être importantes comme la remise en cause de la tVa récupérable sur les opérations d’achat.